Vergaderen in coronatijd? AVA en ALV

De wet gaat standaard uit van de fysieke aanwezigheid van ‘vergadergerechtigden’. Door de huidige Corona-maatregelen kunnen diverse fysieke vergaderingen simpelweg niet doorgaan. In de statuten hád vergaderen via een elektronische communicatiemiddel mogelijk gemaakt kunnen worden. Staat dit er (nog) niet in, dan zal een (doorgaans verplichte) vergadering geen doorgang kunnen vinden. Er is echter een spoedwet aangenomen om dit probleem op te lossen.

Sinds 8 april is de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’ in behandeling genomen en ondertussen aangenomen. Wat staat daarin?

Vergaderen én stemmen via elektronische weg

Deze wet voorziet in de (tijdelijk) mogelijkheid voor verenigingen, coöperaties, naamloze vennootschappen (NV’s) en besloten vennootschappen (BV’s) om te vergadering én te stemmen via elektronische weg. Voor de diverse rechtspersonen zijn enkele waarborgen ingebouwd zodat vergadergerechtigden (vooraf) vragen kunnen indienen. Deze vragen worden dan tijdens de vergadering beantwoord en dienen op de website van de betreffende organisaties geplaatst te worden of op een andere manier elektronisch toegankelijk te zijn voor de vergadergerechtigden. Ook tijdens de (digitale) vergadering moet het in beginsel mogelijk zijn vragen te stellen.

Verlengen wettelijke termijnen jaarrekening en jaarverslag

Deze wet maakt het tevens mogelijk dat het bestuur (i.p.v. de algemene vergadering) de termijn voor het opstellen en ter inzage leggen van de jaarrekening en het jaarverslag kan uitstellen. Deze termijn kan dan echter nadien niet nogmaals door de algemene vergadering worden verlengd.

Ook bepaalt deze wet (vrij breed en algemeen) dat het niet tijdig openbaar maken van de jaarrekening van een rechtspersoon (ex artikel 2:394) géén onbehoorlijke taakvervulling vormt (= grond voor bestuurdersaansprakelijkheid), wanneer dit “te wijten is aan de gevolgen van COVID-19”.

Tijdelijke maatregelen – met terugwerkende kracht

De wet zal met terugwerkende kracht gaan gelden (vanaf 23 maart) en loopt vooralsnog t/m 1 september 2020. Deze termijn kan verlengd worden, afhankelijk van de maatregelen.

Advocatenkantoor The Legal Department

Voor advies op maat – wat deze wet precies voor je organisatie betekent – kan je geheel vrijblijvend contact met ons opnemen en laat je direct overtuigen van de toegevoegde waarde van The Legal Department.

Meer informatie over onze specialisaties:

Arbeidsrecht | Ondernemingsrecht |  Huurrecht | Contractenrecht | Algemeen civiel | IE, internet & privacy | Franchise- en mededingingsrecht | Procesrecht | Mediation